Direct IT USE CASE: SharePoint Online


Klientům vždy radíme, ať maximalizují potenciál nástrojů, které ve svém IT již využívají a zbytečně nevynakládají prostředky další - jiné technologie a řešení. Někdy to samozřejmě nejde a nový nástroj je zcela opodstatněný. Nebylo tomu tak v tomto případě. A to díky versatilitě platformy MS SharePoint.

Klient - společnost střední velikosti působící ve farmaceutickém průmyslu - nás oslovil se zadáním, se kterým jsme si zprvu nevěděli rady a to protože se nabízelo hned několik cest jak daný záměr realizovat.

Zadání

Šlo o nahrazení zastaralé aplikace pro správu vědeckých publikací, článků a souvisejících dokumentů, která měla poměrně specifickou strukturu, ale byla již dlouhodobě neudržitelná. Zvažovali jsme několik možností – dedikované DMS systémy (Alfresco, Docu-X, M-Files, Onlio…), citační manažery (Mendeley, EndNote) a další. Nic z toho nedávalo ekonomicky či provozně smysl. Finální rozhodnutí tedy padlo na využití nástroje MS SharePoint Online, která byl již částečně využíván, bylo jen nutné příslušné licenční pokrytí.


Cíl projektu

1) Migrace souborů a jich metadat z legacy aplikace do SharePointu Online (SPO) 2)

2) Zajištění stejných funkcionalit legacy systému v SPO

2.1) „Tagování“ souborů pomocí klíčových slov

2.2) Vyhledávání pomocí klíčových slov

2.3) Full text vyhledávání v metadatech

2.4) Vytvoření tiskové sestavy

Soubory jsou již umístěny v SharePointu, ale nestrukturovaně a bez metadat. Nejprve bylo třeba provést detailní analýzu stávajícího systému a následně vytvořit obdobnou strukturu v SPO.

Analýza zahrnovala popis datových typů metadat a relací mezi entitami. Součástí byla i statistika, kolik souborů má metadata v pořádku, kde metadata chybí, zda jsou v sytému duplicity. K vytvoření statistiky byl použit PowerShell – knihovna PnP PowerShell.

V dokumentové knihovně SharePointu může být uloženo až 30 mil. dokumentů, knihovna však musí být správně navržena. U klienta se pohybujeme v řádech tisíců, ale přesto je knihovna navržena tak, aby větší počet nebyl problém.


Jednotlivé kroky

1) Vytvoření sloupců (site columns)

2) Vytvoření obsahových typů (content types)

3) Vytvoření dokumentové knihovny a dále listu pro správu klíčových slov

4) Přidání obsahových typů do dokumentové knihovny a listu pro klíčová slova

5) Zvolení manuální indexace a nastavení indexů

6) Konfigurace pohledů (views), zejména nad indexovanýmy sloupci

7) Konfigurace přístupu pro migrační aplikaci (app only prinipal)


Tímto je připraveno prostředí SPO pro migraci dat. Vlastní migrace je realizována pomocí konzolové aplikace napsané v c#. Aplikace se na jedné straně připojí k původní aplikaci s metadaty (za použití Entity Frameworku) a na straně druhé k SPO. Umístění příslušného souboru je uvedeno v metadatech.


Pro zajištění stejné funkcionality (vyhledávání pomocí klíčových slov a tisku metadat) jsme zvolili vytvoření vlastní aplikace (web party) pomoci SharePoint frameworku (spfx).

Aplikace využívá REST API pro přístup k dokumentové knihovně a klíčovým slovům. Dále byly v aplikaci použity komponenty Fluent UI (výběr klíčových slov, grid pro zobrazení dat, panel s metadaty).


Aplikace je vytvořena jako multi-jazyková verze - podpora CS a EN.

Další články, které vás mohou zajímat

Společnost Endevel součástí divize Development

Divizi developmentu Direct IT posiluje tým Endevel s.r.o.

CISO-as-a-Service

Kdy a jak uvažovat o službě externího manažera kybernetické bezpečnosti a co je hlavní odpovědnost této role.

2-pager download: Digitalizace firemních procesů s Power Platform

Přehled nejčastějších integrací, automatizace a low-code/no-code vývoje na platformě Power od Microsoftu