Jak zvýšit uživatelskou adopci Vašich systémů?

Váš nový software je užitečný pouze pokud jej zaměstnanci používají správným způsobem. Důležité je zachovávání pracovních postupů, výběr správné funkcionality pro správné pracovníky a dostatečné zaškolení. To by mělo mít spíše průběžný než jednorázový charakter.

Tento článek přináší popis tří kroků, které Vám pomohou pochopit, jaké jsou ty největší a nejčastější problémy, když přijde na uživatelskou adpoci SW. Odhalit ty, kterým to jde nejméně a zjistit, jaké problémy mají, abyste je mohli odstranit.

V této oblasti využijeme odborných znalostí společnosti Gartner, nabídneme vám jimi doporučená opatření, která můžete učinit, abyste se ujistili, že vaši zaměstnanci budou software používat správně.

Tady jsou tři opatření, kterými se budeme zabývat:

• Získejte co nejdříve zpětnou vazbu od uživatelů
• Rozlište, kteří z nich nemají se softwarem problém a kteří s ním potřebují pomoci
• Odstraňte překážky v adaptabilitě

Získejte od uživatelů zpětnou vazbu co nejdříve

Často se stává, že business leadeři učiní rozhodnutí o softwaru s kolegy z jiné pracovní úrovně a oddělení, místo toho, aby se řídili i názory těch, kteří budou systém užívat nejčastěji.

Výzkum společnosti Gartner, který se zabývá tím, co motivuje zaměstnance k nejefektivnějšímu používání softwaru, však ukazuje, že získávání jejich zpětné vazby v rané fázi procesu – když připravujete návrh projektu nebo vytváříte seznam funkcí – má nejpříznivější dopad na jeho přijetí a tedy i celkový přínos pro organizaci.

Čím později zapojíte uživatele, tím méně je pravděpodobné, že budou software používat správně. Jejich zapojení v rané fázi procesu zvýší pravděpodobnost resp. úspěšnost o 55 %. Ve chvíli, kdy začnete vybírat poskytovatele už bude pozdě.

To Do: Ať už jste v jakékoli fázi procesu, vyplatí se být transparentní.

• Jestli už vybíráte dodavatele SW, nezapomeňte sdílet ať už v emailu, nebo na meetingu jasně popsaný problém, který chcete za pomocí nové technologie vyřešit a proč si myslíte, že je právě tento prodejce nejlepší možností.
• Jestli jste teprve na začátku procesu, hodnotíte možnosti v rámci platfromy Direct IT, či jinde, doporučujeme shromáždění zpětné vazby od několika vybraných uživatelů ze všech pracovních pozic a týmů ke stávajícímu SW, aby hlavní nedostatky či problémy byly skutečně identifikovány.

Zjistěte, kdo má se softwarem problém a kdo je power user

Rozčlenit uživatele do skupin se stejnými problémy zjednoduší jejich řešení později. A když se vám podaří oddělit výkonné uživatele od těch, kteří potřebují se softwarem pomoci, ušetříte čas.

Tady jsou klíčové skupiny, které je třeba mít na paměti:

To do: Vytvořte a rozešlete jednoduchý výzkum každému zaměstnanci/spolupracovníkovi s následujícími otázkami:

• Jaká je vaše role v této společnosti?
• Jaké procento vašich každodenních úkonů vyžadují využití současného softwaru?
• Jakým číslem na škále od 1 do 10 byste vyjádřil/a míru své dovednosti v práci v softwaru?

Shromážděte odpovědi a zadejte je do grafu, který ukazuje spolupráci a míru dovednosti na osách X a Y, abyste mohli uživatele jednoduše rozdělit.

Vyřešte překážky v osvojení softwaru

V této fázi byste měli mít k dispozici kvalitní zpětnou vazbu týkající se jednotlivých problémů a také kvantitativní data rozdělující vaše zaměstnance do skupin, takže už zbývá jen pomoci uživatelům překonat jejich konkrétní překážky.

Společnost Gartner doporučuje strategii, která pomůže zrychlit a zefektivnit přijetí softwaru založenou na specifických problémech a pocitech uživatelů ohledně softwaru:

Informujte: Pro uživatele, kteří ohlásí, že neznají kontext změny

• Vysvětlete jim celkové výhody nové technologie
• Posílejte jim emaily týkající se aktualizací v implementaci a školení

Ujišťujte: Pro uživatele, kteří si nejsou jisti svou rolí v rámci změny

• Dejte jim příklady počátečních úspěchů s novým softwarem
• Požádejte zkušeného uživatele, aby naplánoval sezení, na kterém zodpoví konkrétní otázky

Přesvědčujte

• Pro uživatele, kteří odolávají novému softwaru
• Sdílejte s nimi jen ty přednosti softwaru, které budou užitečné pro ně samotné

Zapojujte

• Pro uživatele, kteří chápou hodnotu nového softwaru
• Povzbuďte je, aby pomohli ostatním ocenit nový systém a sdíleli s nimi úspěchy, kterých s ním dosáhli

Tyto přístupy použijte nejdřív pro své problémové uživatele, abyste odstranili nejběžnější překážky v užívání softwaru, poté můžete dál pracovat s problémy obou skupin – low users i problémových uživatelů.

Jednejte: Do budoucna je skvělý nápad naplánovat na jednou za měsíc sezení s každou skupinou uživatelů a nabídnout jim samoobslužné nástroje na firemním intranetu nebo je přidat k důležitým dokumentům jako například stránkám věnujícím se častým dotazům nebo centrum s informacemi, kde se dají najít odpovědi na konkrétní otázky.

Zajistěte, aby každý zaměstnanec používal software správným způsobem. Jakákoli změna v nástrojích, které zaměstnanci denně používají se setká s nějakou mírou odporu, ale pomoc s porozuměním softwaru můžete pojmout jako jiné projekty ve vaší společnosti.

Proces můžou řídit neoficiální překážky a přesná data o problémech.

Pro Direct IT upraveno, zdroj: Gartner.com