Ušetřete peníze opětovným vyjednáním softwarových smluv

Malé podniky mohou znovu projednat své Software-as-a-Service (SaaS) smlouvy a vyjednat podmínky, aby ve světle krize COVID-19 ušetřily peníze.

Pro portrétní a svatební fotografku Alanu Lindenfeldovou bylo rozhodování o opětovném projednání jejích SaaS smluv jednoduché. Pandemie COVID-19 jí zastavila běžné obchodní procesy a snížení nákladů se tak stalo zcela zásadní, aby se udržela ve svém podnikání nad vodou.

“Musela jsem downgradovat software, abych snížila své náklady v době, kdy ze zákona nesmím fotit žádné akce a svatby,” dodává Lindenfeldová.

Peníze dokázala ušetřit na svých předplatných Adobe a Pixieset oslovením obou prodejců a nyní povzbuzuje další malé firmy, aby učinily totéž:

“Ne všude vám dají slevu nebo kredity zdarma, ale nezaškodí se zeptat a nezabere vám to moc času. V současné době se i jakkoli malá úspora na několika různých programech počítá.”

Během tohoto hospodářského poklesu mohou malé podniky znovu vyjednat smlouvy o SaaS, aby ušetřily peníze. Podle společnosti Gartner vyjednalo nebo plánuje sjednat nové podmínky s dodavateli a prodejci 36% podniků.

Zde je rozpis toho, jak můžete udělat totéž a jak funguje proces nového vyjednávání.

5 kroků k novému projednání softwarových smluv

1 - Přehodnoťte své softwarové potřeby

Pandemie COVID-19 změnila způsob, jakým podniky fungují, a mnoho z nás přinutila přejít z kanceláře na home office. To změnilo i softwarové potřeby podniků.

Po výpočtu ztrát způsobených koronavirovou epidemií si Girdharee Saran, vedoucí marketingu ve společnosti SurveySensum, uvědomil, že je načase přehodnotit softwarové smlouvy podniku.

“Naše tržby se propadly o téměř 25% a prioritou se tak stalo vyjednávat s poskytovateli SaaS, které jsme používali.”

K zahájení tohoto procesu byl sestaven seznam všech aktivních softwarových předplatných, které lze rozdělit do tří kategorií:

1. Musí pokračovat: Software, který je nedílnou součástí současných procesů podnikání, i když poskytovatel nenabízí slevu.
2. Obejde se bez: Měsíční předplatné, které jsou sice užitečná, nikoli však nezbytná.
3. Nové potřeby: Tato kategorie vyplynula z přechodu společnosti na dálkový pracovní režim, který vyžaduje software pro usnadnění vzdálené spolupráce a komunikace s ostatními členy týmu a klienty.

Co dělat: Kategorizujte své předplatné SaaS na základě vašich aktuálních potřeb, abyste získali přehled o tom, které smlouvy potřebujete znovu vyjednat.

2 - Přečtěte si svou smlouvu - skutečně celou

Jakmile identifikujete smlouvy, které chcete znovu vyjednat, je důležité si smlouvu přečíst a porozumět jejím podmínkám, než se obrátíte na prodejce softwaru.

Podniková právnička Maria Veronica Saladino, která v současné době pomáhá podnikům s novým vyjednáváním softwarových smluv, navrhuje podnikům promyslet následující otázky týkající se softwaru, který si určily pro opětovné vyjednávání:

• Co stávající smlouva v současné době poskytuje?
• Za jakých podmínek je smlouva ukončena?
• Má smlouva doložku o novém jednání v případě krize nebo hospodářského útlumu?
• Co by podle stávající smlouvy bylo považováno za její porušení?
• Jaká opatření by dodavatel podnikl, kdybyste nemohli provést platby?
• Existuje klauzule vyšší moci, která by vás osvobodila od smlouvy tváří v tvář okolnostem mimo vaši kontrolu (například pandemii)?

⇢ Co je to vyšší moc?

Doložka vyšší moci osvobozuje strany od smlouvy v případě okolností, které strany nemohou ovlivnit a které mohou znemožnit, aby strana plnila své smluvní závazky.

Tyto okolnosti mohou zahrnovat válku, přírodní katastrofy, stávky nebo neočekávané právní předpisy či pandemie.

Podle společnosti Gartner se kvůli COVID-19 dovolávalo smluvních doložek o vyšší moci již 18% organizací a 37% to zvažuje (úplný průzkum je klientům k dispozici).

Rozhodnutí uplatnit doložku o vyšší moci by se nemělo brát na lehkou váhu a měli byste zvážit, jak ovlivní váš dlouhodobý vztah s prodejcem.

“Nevýhodou pokusu o vyvolání vyšší moci je to, že můžete poškodit dobré vztahy, které chcete s dodavatelem pro nadcházející roky mít,” říká Eric Talley z Columbia Law v rozhovoru pro Gartner.

Klauzule vyšší moci jsou navrženy tak, aby chránily podniky, ale mohou také poškodit vztahy s prodejci. Před uplatněním této klauzule byste se měli poradit s odborníkem.

Co dělat: Zjistěte, jaké polehčující podmínky váš poskytoval softwaru svým zákazníkům již nabízí. Prozkoumejte veřejná oznámení, tiskové zprávy a to, co říkají ostatní uživatelé na sociálních sítích a online fórech.

3 - Zjistěte, co váš poskytovatel SaaS již dělá, aby vyhověl zákazníkům

Než Lindenfeldová oslovila dodavatele softwaru, prozkoumala, co tito prodejci pro zákazníky již dělají:

"Od některých dalších fotografů jsem slyšela, že [Adobe Suite] nabízí několik měsíců zdarma nebo připsaných na váš účet, takže jsem věděla, co očekávat.”

Mnoho poskytovatelů SaaS již poskytuje bezplatný nebo zlevněný přístup k nástrojům, které pomáhají podnikům zůstat nad vodou.

Například HubSpot (CRM hubspot.com) nabízí svou sadu pro malé firmy za sníženou cenu a zvýšení limitů pro stávající zákazníky. Adzooma zase nabízí celou svou platformu zdarma do 1. června 2020.

Tito a mnoho dalších poskytovatelů SaaS nabízí bezplatný nebo zlevněný přístup ke svým platformám, aby odráželi sentiment “jsme v tom společně” a ukázali svou podporu obchodní komunitě.

Co dělat: Zjistěte, jaké polehčující podmínky váš poskytoval softwaru svým zákazníkům již nabízí. Prozkoumejte veřejná oznámení, tiskové zprávy a to, co říkají ostatní uživatelé na sociálních sitích a online fórech.

4 - Rozhodněte se, co chcete z vyjednávání získat

Než se obrátíte na svého dodavatele softwaru byste měli vědět, co chcete z vyjednávání získat. Zakladatel PPC Protect Neil Andrew říká:

“Buďte připraveni na dávání a přijímání. Váš prodejce bude mít s největší pravděpodobností připravené smlouvy, které z jakéhokoli důvodu neumožňují zrušení nebo neuhrazení, takže jakoukoli odchylku od tohoto postoje můžete považovat za úspěch.”

Některé podniky možná budou chtít zrušit svoji smlouvu, zatímco jiné se budou snažit pozastavit nebo zpozdit platby, uplatnit slevy, omezit funkčnost, aby ušetřily peníze, nebo dočasně zvýšit funkčnost, aby vyhověly novým potřebám svého podnikání.

Přemýšlejte o tom, co chcete z nového vyjednávání získat a v čem jste ochotni udělat kompromis. Někteří prodejci SaaS nemusí být ochotni úplně zrušit smlouvu, ale mohou snížit náklady na vaše předplatné snížením funkčnosti nebo počtu licencí.

“Prodejci SaaS by se raději ujistili, že dostávají alespoň nějaký peněžní tok než vůbec žádný,” dodává Andrew. “Dobří prodejci SaaS se budou snažit zaručit cenný dlouhodobý vztah tím, že nabídnou co nejvíce pomoci.”

Co dělat: Stanovte si realistická očekávání ohledně toho, co od nového vyjednávání očekáváte, a to zvážením současných podmínek smlouvy, kde ponechávají prostor pro flexibilitu, vlastní finanční situaci dodavatele a co již prodejce dělá, aby pomohl svým zákazníkům.

5 - Buďte transparentní a empatičtí a připravte si záložní plán

Podniky by měly být ohledně své finanční situace transparentní a empatičtí vůči prodejcům softwaru.

“Soucitíme s našimi klienty a rozhodně si nepřejeme, aby měli pocit, že toho mají až nad hlavu,” říká Josh Sanders, projektový manažer společnosti Alpha Bravo Development. “Pokud nám firma sdělí potíže svého podnikání, můžeme s tím něco udělat.”

Girdharee Saran se obrátil na poskytovatele CRM své společnosti a jasně vysvětlil její finanční situaci: Vzhledem ke ztrátám na příjmech způsobených pandemií koronaviru pro ně byla platba za používání platformy finanční zátěží. Výsledkem bylo, že se dokázali dohodnout.

Buďte ve své konverzaci s prodejcem softwaru transparentní, ale nezapomeňte být také empatičtí. Tato doba je náročná pro všechny.

Sean McDermott, zakladatel společností RedMonocle a Windward Consulting Group, chtěl podnikům připomenout, že se v současné době potýkají s problémy i prodejci softwaru:

“Podniky si musí pamatovat, že jejich prodejci musí zaplatit vlastním zaměstnancům a dodavatelům, a dost možná kvůli tomu žádají o půjčky stejně jako malé podniky. Všichni bojujeme s dopadem COVID-19, a proto bychom měli být empatičtí i k jejich podnikání. Takový postoj přinese dlouhodobou loajalitu pro obě strany.”

Prodejci SaaS jsou silně závislí na výnosech z předplatného, ​​a přestože se nemusí zcela vzdát smlouvy, mohou být ochotni pomoci zákazníkům najít rozumné řešení. Pokud ne, zvažte alternativní softwarová řešení.

Někdo měl například pozitivní zkušenost s dosažením oboustranně výhodného řešení se svou platformou CRM, ale nebyl schopen dosáhnout podobného řešení s poskytovateli softwaru pro videokonference a webináře.

Před vypuknutím pandemie jeho společnost platila plán pro 100 účastníků. Když přešli týmy na vzdálený pracovní režim, poptávka po komunikaci na dálku vzrostla. Chtěli jsme dočasně upgradovat svůj plán, aby hostil až 500 účastníků, ale nemohli si dovolit zvýšení nákladů. Neúspěšně se snažili vyjednávat s prodejcem a nakonec přešli na alternativní, srovnatelné řešení s nižšími náklady a zvýšenou funkčností.

“Funkce mohou být nahrazeny, ale dobrý zákaznický servis ne,” tvrdí zakladatel Goalry Ethan Taub, který se rozhodl pro alternativní řešení poté, co společnost odmítla kompromis ve smluvních podmínkách.

Co dělat: Vysvětlete prodejcům softwaru, co vaše firma potřebuje, buďte empatičtí vůči vlastním omezením dodavatele a mějte připravený plán na přechod na alternativní platformu, pokud vyjednávání nebude úspěšné.

Opětovné vyjednávání softwarových smluv během krizí může malým podnikům pomoci ušetřit peníze

Snížení nákladů během krize může malým podnikům pomoci zůstat nad vodou a vyhnout se propouštění zaměstnanců. Jedno z míst, kam pro takové snížení sáhnout, jsou jejich smlouvy o SaaS.

COVID-19 položil jedinečné napětí na každé odvětví, díky čemuž je flexibilita mezi podniky nutností k překonání této ekonomické bouře. Spolupracujte na nalezení vzájemně výhodných řešení a pamatujte na problémy, kterým čelí ostatní podniky.