3 nezbytné kroky pro úspěšnou implementaci vašeho softwaru
Uvedení nového softwaru do provozu je zásadním procesem, který se může bez stanovení konkrétních cílů, klíčových bodů a jasné komunikace snadno rozpadnout.
Přestože k dosažení nejlepších výsledků vyžaduje každý software a každá společnost vlastní plán, identifikovali jsme tři věci, které jsou zpravidla zásadní pro každou úspěšnou implementaci. Nejsou to jen položky na seznamu, které je třeba odškrtnout, ale témata, která se prolínají celým procesem implementace.
Probereme následující tři kroky:
🔵 Neustále komunikujte
🔵 Vytvořte checkpointy - milníky
🔵 Přizpůsobte software svým potřebám
1) Neustále komunikujte
Pravděpodobně nejdůležitější vlastností každé úspěšné implementace je jasná komunikace v celém procesu. Ujistěte se, že každý vámi vytvořený plán vzniká pomocí neustálé komunikace.
Zde je několik komunikačních úkolů, které je nutné před zahájením implementace dokončit:
Pravidlená komunikace je klíčová podle zkušeností drtivé většiny manažerů a vedoucích pracovníků. Vaši zaměstnanci a všechny další dotčené strany by měli mít k dispozici jednotnou komunikační platformu, která jim umožní upozornit na problémy, se kterými se mohou při práci s novým softwarem setkat.
Můžete si nastavit denní nebo týdenní touchpointy (kontrolní body), abyste projednali fungování systému, osvědčené postupy a v případě potřeby provedli systémové nebo provozní úpravy. Lidé se nemusí hned ozvat, když mají problémy, ale tento postup zajistí, aby se tak stalo.
Aby každá osoba zapojená do procesu implementace věděla, na koho se v případě potřeby obrátit, můžete vytvořit graf RACI, ve kterém jsou konkrétní osoby následujícím způsobem kvalifikovány:
R: Responsible – Osoby odpovědné za práci na dosažení cíle
A: Accountable – „Vlastník“ nebo ti, kteří jsou v konečném důsledku zodpovědní za dokončení projektu
C: Consulted – Osoby nabízející inputy nebo názory
I: Informed – Osoby, které jsou průběžně informovány o vývoji projektu
Váš graf RACI bude vypadat podobně jako tento příklad:
Jasná komunikace a sdílení informací mezi vedoucími pracovníky, implementátorem a vašimi zaměstnanci je zásadní před, během i po implementaci
2) Vytvořte checkpointy - milníky
Většina dodavatelů má vlastní šablonu pro proces implementace a je dobré s nimi spolupracovat, abyste zajistili, že odpovídá vašim potřebám. Je důležité sledovat kontrolní body a klíčové milníky a ujistit se, že vše probíhá podle plánu.
Checkpointy - kontrolní body, které vytvoříte, budou záviset na vašem jedinečném plánu, ale měly by zahrnovat všechny klíčové milníky pro propojení existujícího softwaru, přenos důležitých dat, zahájení pravidelných školicích seminářů a konečné datum uvedení do provozu.
Všechny strany musí nést odpovědnost za své výstupy a jedině chcekpointům je možné rozklíčovat, kde je problém.
3) Přizpůsobte software svým potřebám
Typická aplikace je dnes dodávána na cloudu, pracuje na jakémkoli zařízení a umožňuje široké možnosti uzpůsobení, díky čemuž mohou (a měli by) zaměstnanci pracovat tím nejefektivnějším způsobem na zvýšení produktivity.
Ve spolupráci s dodavatelem vytvořte seznam toho, co chcete upravit, a stanovte kontrolní bod implementace pro dodavatele, aby vámi požadované uzpůsobení zkontroloval. Například uživatelé softwaru pro správu projektů často chtějí, aby byly do systému přidány specifické pracovní postupy, a prodejní týmy rádi upravují pole, aby bylo zadávání dat plynulejší.
Vaše odvětví a typ pracovních postupů, které potřebujete, budou mít vliv na to, co by mělo být uzpůsobeno.
Tento seznam může zahrnovat:
→Přidávání nebo odebírání polí
→Vytváření vlastních pracovních postupů
→Nastavení přístupu k funkcím podle rolí
→Přizpůsobení uživatelského rozhraní barvám a logům značky
→Integrace se specifickými požadavky
Personalizace poskytuje možnosti, jak si mohou jednotliví uživatelé přizpůsobit navigaci, layout dashboardu či funkčnost softwaru pro své vlastní použití. Nechte si od dodavatele ukázat, jak si mohou uživatelé personalizovat systém ještě před jeho uvedením do provozu.
Předběžná správa, customizace a personalizace zajistí, že můžou uživatelé od začátku dostat ze softwaru to skutečně nejlepší.
