SharePoint: Online vs. On-premise

SharePoint Online dnes menším společnostem bez vlastní SharePoint instalace umožňuje to, co bylo dříve naprosto nedosažitelné a doménou pouze velkých organizací, které si mohly dovolit všechny související komponenty jako HW, vlastní správu, řízení bezpečnosti a licence. Díky tomu má dnes SharePoint Online předpoklady nahradit řadu DMS a dalších systémů 3. stran, které jsou cenově srovnatelné a nenabízejí tak širokou funkcionalitu a kompatibilitu s dalšími aplikacemi ekosystému Microsoft. Je tedy SharePoint Online ta jediná správna cesta?

Nemusí být. Microsoft stále nabízí tuto platformu ve dvou rozdílných verzích: SharePoint On-Premise a SharePoint Online. Obě varianty mají své vlastní sady modulů, funkcionality a odlišné výhody a nevýhody. V tomto článku se zaměříme na některé klíčové rozdíly, na první pohled často zcela jasné a evidentní. O to důležitější je pak jejich pojmenování a důkladné zvážení obou variant ve vazbě na konkrétní možnosti a use case, který je před námi.

1. Infrastruktura

Pokud jde o infrastrukturu, je zde významný rozdíl. Pro On-Premise je třeba nastavit a udržovat vlastní hardware a serverovou infrastrukturu, včetně místní sítě, datového centra a serverů. To znamená, že jste zodpovědní za hardware a softwarové aktualizace, stejně jako za to, aby vaše systémy fungovaly plynule.

Naopak SharePoint Online je cloudová služba. Vaší infrastrukturou se zabývá Microsoft a nemusíte se starat o udržování vlastních serverů nebo datových center. Výhodou je, že se můžete soustředit na samotný obsah a použití vašeho SharePointového prostředí, aniž byste se starali o základní infrastrukturu.

2. Správa

S On-Premise máte plnou kontrolu nad vaším prostředím. Můžete ho přizpůsobit a nakonfigurovat tak, aby vyhovovalo vašim konkrétním potřebám, specifické infrastruktuře a můžete ovlivint každou jednu kompnentu podpůrných serverových systémů. Nicméně s plnou kontrolou přichází i odpovědnost za správu všeho, což zpravidla vyžaduje značný čas a úsilí ze strany interního IT.

SharePoint Online, jako cloudové řešení, nenabízí stejnou úroveň kontroly a flexibility ve správě jako řešení On-Premise. Microsoft skrze své public cloud services řeší bezpečnost, compliance i availability. Minimální zátěž na interní IT na straně jedné, ale akceptace určitých omezení na straně druhé.

3. Náklady

SharePoint On-Premise vyžaduje více serverů a každý z těchto serverů bude potřebovat samostatné licence. Je třeba také zvážit náklady na nákup SQL serveru, Windows serveru a potřebných hardwarových komponent pro provoz. Další licence je vyžadována pro uživatele intranetu. Lepší TCO oproti SP Online se tak objevuje až s větším objemem a delším časem provozu.

Náklady na SharePoint Online budou založeny na počtu licencovaných uživatelů. Hlavní výhodou je také to, že náklady na licenci vám poskytují přístup k dalším kolaboračním nástrojům a aplikacím v rámci balíku Office 365.

4. Aktualizace a údržba

Tak jako je u SaaS aplikací zvykem, SharePoint Online poskytuje pravidelné aktualizace, nové funkce a opravy svým uživatelům bez jakéhokoli úsilí ze strany uživatele. Máte nejnovější verze, aktualizace, patche, i hotfixy, ale také se vám věci mění pod rukama a funkcionalita, kterou jste znali, není dostupná nebo je jinde.

Naopak SharePoint On-Premise vám umožňuje více kontroly nad vaším prostředím, umožňuje vám rozhodnout, kdy jsou aktualizace a opravy aplikovány, a přizpůsobit Váš SharePoint specifickým potřebám vaší firmy.

5. Integrace

SharePoint Online, jako součást Microsoft 365, má výhodu plynulé integrace s dalšími nástroji Microsoft, jako jsou Teams, Power Automate, Power Apps a další. Tato integrace může výrazně zlepšit pracovní postupy spolupráce a celkovou produktivitu. Naopak SharePoint On-Premise může vyžadovat další konfiguraci a nástroje od třetích stran k dosažení stejné úrovně integrace.

Pokud jde o správu obsahu, SharePoint Online nabízí jednodušší a uživatelsky přívětivější rozhraní. To znamená, že i ne-techničtí uživatelé mohou snadno zvládat úkoly jako vytváření a úpravy stránek, správu seznamů a nastavení knihoven dokumentů. Na druhé straně SharePoint On-Premise zpravidla vyžaduje hlubší porozumění architektuře a terminologii pro provádění určitých úkolů.

6. Bezpečnost

SharePoint Online těží z neustálých investic, které Microsoft vkládá do bezpečnosti, compliance a soukromí. V SharePointu Online najdete robustní bezpečnostní a compliance ovládací prvky, které pomáhají vaší organizaci splňovat standardy. Funkce jako vícefaktorová autentizace (MFA) pro ověření uživatele je dnes již samozřejmost.

Naopak u SharePointu On-Premise leží odpovědnost za zabezpečení prostředí serveru a zajištění shody na vás - opět - a zpravidla až s velkými úsporami z rozsahu a sdílení služeb v rámci vašeho IT zde dostanete na náklady a efektivitu, kterou poskytuje cloud.

SharePoint On-premise

> Vhodné pro větší organizace s vlastní dedikovanou IT infrastrukturou

> Ukládání dat na místě pro dodržování compliance/směrnic

> Dedikovaný interní IT tým

> Vyžaduje vlastní management zálohování dat

> Snadná customizace

SharePoint Online

> Dostupnější pro menší a střední firmy

> Pro firmy s omezenými vlastními IT zdroji

> Snadný přístup k nástrojům SharePoint a dalším M365 aplikacím

> Nižší náklady na pořízení, ale celkové TCO v čase je zpravidla vyšší

> Snadné nasazení integrovaných nástrojů, ale obtížnější customizace

> Robustní bezpečnostní protokoly pro ochranu dat

Z praxe vidíme velký potenciál pro SharePoint Online a maximalizaci přínosů pro firmy. Zejména proto, že řada podniků již licence v některé verzi má a jen je nevyužívá - buď zcela nebo pouze v malém rozsahu. Jednoduchost a dostupnost obrovského množství funkcí a kapacity často pak znamená, že platí jiný DMS systém 3. strany už není nutné.

Naproti tomu u velkých organizací nebo velmi specifických customizací a scénářu stále vítězí SharePoint On-Premise, svojí variabilitou a TCO v čase.

Rádi s vámi probereme váš scénář a nasdílíme zkušenosti z naší praxe.